1. Introduction

Hoofd & Vertommen s'engage à protéger les données personnelles de ses clients, en particulier des citoyens âgés de Belgique qui sollicitent différents types d'assurances. Nous comprenons l'importance de la protection des données de nos clients et nous nous assurons qu'elles soient utilisées uniquement dans le cadre de nos services d'assurance de qualité. Cette Politique de Confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles, ainsi que vos droits concernant vos données, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge. Nous vous garantissons que vos données seront traitées avec transparence et respect.

2. Responsable du Traitement des Données

Hoofd & Vertommen est le responsable du traitement des données conformément à la législation sur la protection des données, et nous assumons la responsabilité de la gestion de vos données personnelles. Nous nous engageons à ne pas utiliser vos données à des fins non liées à votre assurance et garantissons que vos données sont traitées uniquement aux fins mentionnées dans cette Politique de Confidentialité. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données, n'hésitez pas à nous contacter.

3. Types de Données Collectées

Nous collectons diverses données en fonction de vos besoins en assurance, y compris :

  • Données personnelles : Nom, prénom, date de naissance, nationalité, sexe, état civil
  • Coordonnées : Adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail
  • Données financières : Numéro de compte bancaire, informations sur les paiements, historique des cotisations d'assurance
  • Informations médicales : État de santé, certificats médicaux (pour les assurances santé et long terme)
  • Données d'assurance : Détails de la police, conditions de couverture, informations sur les sinistres
  • Historique des interactions avec nous : Détails des appels, des réunions, des consultations
  • Données relatives aux proches : Nom, date de naissance et coordonnées des membres de la famille (pour les assurances-vie ou les soins de longue durée).

4. Objectifs du Traitement des Données

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

  • Conclusion et exécution des contrats d'assurance : Pour souscrire des polices d'assurance, calculer les primes et gérer les risques et couvertures d'assurance.
  • Évaluation des risques et calcul des tarifs : Pour déterminer les propositions d'assurance les plus adaptées à votre santé, votre âge et votre situation financière.
  • Gestion des sinistres : Pour gérer efficacement les sinistres et les paiements liés à la police d'assurance.
  • Fourniture de recommandations et d'offres personnalisées : Nous analysons vos données pour vous proposer des solutions d'assurance adaptées à votre âge et à vos besoins.
  • Respect des obligations juridiques et réglementaires : Traitement des données conformément aux exigences fiscales, aux lois sur les assurances et aux demandes des autorités réglementaires telles que la FSMA.
  • Contrôle interne et amélioration de la qualité du service : Pour évaluer la relation client et améliorer la qualité des services.

5. Base Légale du Traitement des Données

Le traitement de vos données personnelles repose sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

  • Consentement : Lorsque vous nous donnez votre consentement explicite pour le traitement de vos données à des fins spécifiques.
  • Exécution du contrat : Si le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous (par exemple, souscription et exécution de la police d'assurance).
  • Obligation légale : Si nous sommes tenus de traiter vos données pour respecter des exigences légales (par exemple, la législation fiscale).
  • Intérêts légitimes : Nous pouvons traiter vos données dans le cadre de nos intérêts légitimes, comme la prévention de la fraude ou l'amélioration de la qualité du service.

6. Partage des Données

Vos données personnelles peuvent être partagées avec les entités suivantes :

  • Compagnies d'assurance : Pour la souscription et la gestion des polices d'assurance et la gestion des sinistres.
  • Établissements médicaux : Lorsqu'il est nécessaire de traiter l'assurance santé ou d'évaluer votre état de santé.
  • Autorités réglementaires et gouvernementales : Conformément à la législation applicable (par exemple, les autorités fiscales ou les régulateurs du marché des assurances).
  • Conseillers juridiques et financiers : Lorsqu'il est nécessaire de fournir des services juridiques ou d'évaluer des aspects financiers.
  • Partenaires technologiques : Fournisseurs de services informatiques, y compris l'hébergement, la gestion de sites web, la sécurité des données et les systèmes CRM.

Nous garantissons que toutes les parties tierces avec lesquelles nous partageons vos données respectent les exigences du RGPD et assurent la protection de vos informations.

7. Durée de Conservation des Données

Nous conserverons vos données personnelles pendant la durée du contrat d'assurance, ainsi que pendant 10 ans après sa fin. Cela est nécessaire pour traiter les éventuelles réclamations, demandes ou pour remplir nos obligations vis-à-vis des régulateurs. Dans certains cas, les données peuvent être conservées plus longtemps si la législation l'exige (par exemple, pour des raisons fiscales). Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous veillerons à leur suppression ou anonymisation sécurisée.

8. Mesures de Sécurité

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données personnelles contre tout accès, perte ou utilisation non autorisée :

  • Utilisation de cryptage pour les transmissions de données.
  • Authentification à deux facteurs pour l'accès aux systèmes contenant des données personnelles.
  • Audits réguliers de sécurité et mise à jour de nos mesures de protection.
  • Limitation de l'accès des employés aux données strictement nécessaires pour leur travail.

9. Vos Droits

Dans le cadre de la protection de vos données, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie des données que nous détenons à votre sujet.
  • Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de corriger toute information inexacte ou incomplète.
  • Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : Vous pouvez demander la suppression de vos données si elles ne sont plus nécessaires à nos obligations.
  • Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez limiter l'utilisation de vos données dans certaines situations (par exemple, si vous estimez que les données sont inexactes).
  • Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander la transmission de vos données dans un format structuré et lisible par machine.
  • Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à des fins spécifiques, telles que la prospection commerciale.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

10. Utilisation des Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site web pour plusieurs raisons :

  • Analyse du trafic web : Nous utilisons des cookies pour collecter des informations sur la manière dont les visiteurs utilisent notre site, afin d'améliorer ses fonctionnalités et l'expérience utilisateur.
  • Contenu personnalisé : Pour vous proposer des offres et contenus pertinents, adaptés à vos préférences.
  • Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il vous avertisse de la présence de cookies ou pour les refuser automatiquement. Toutefois, certaines fonctionnalités du site peuvent ne pas fonctionner si vous désactivez les cookies.

11. Prise de Décisions Automatisée

Nous pouvons utiliser des processus automatisés pour traiter vos données, par exemple, lors du calcul des primes d'assurance ou de l'évaluation des risques. Cela nous permet de proposer des résultats plus rapides et plus précis. En cas de décision défavorable basée sur un traitement automatisé, vous avez le droit de demander une révision manuelle de cette décision.

12. Transfert de Données en Dehors de l'UE

Si le traitement de vos données implique un transfert en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE), nous prendrons des mesures pour garantir que vos données restent protégées, par exemple, en utilisant des clauses contractuelles types de l'UE ou en recourant à des mécanismes de protection certifiés à l'international.

13. Confidentialité des Mineurs

Nous ne collectons pas et ne traitons pas délibérément les données personnelles des personnes de moins de 16 ans. Si nous découvrons que de telles données ont été collectées sans le consentement des parents ou des tuteurs légaux, nous prendrons des mesures pour les supprimer.

14. Mises à Jour de la Politique

Cette Politique de Confidentialité peut être mise à jour afin de refléter les changements dans nos pratiques ou les nouvelles exigences légales. Nous vous informerons de ces modifications par le biais de notre site internet ou d'autres canaux de communication appropriés.

15. Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

  • Téléphone: 03 889 38 09
  • E-mail: [email protected]
  • Adresse: Dokter De Putterplein 1, 2880 Bornem, Belgique

16. Réclamations

Si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits relatifs à vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) en Belgique.